Objetos que puedo crear en Access

Access nos proporciona diferentes objetos para crear nuestros sistemas de información, entre los que encontramos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos de Visual Basic.

• Tablas

Objetos en los que se definen (tipo de dato, formato, valor predeterminado…) y almacenan los datos de un tema único (ej. tabla de clientes, tabla de productos, tabla de ventas, subtabla detalles de ventas…). Componen específicamente la base de datos del sistema de información. 

Access nos permite importar o crear bases de datos simples como la del ejemplo, o muy robustas, con tablas relacionadas a través de claves principales o llaves, llamadas bases de datos relacionales (BDR). 

• Consulta

Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas  para conseguir información detallada de una base de datos.

Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que puedes usar para encontrar los datos de una tabla. Con estas, puedes acceder a información de múltiples tablas.

Por ejemplo, puedes utilizar una búsqueda en la tabla de clientes para encontrar la dirección de uno de ellos o un filtro en la tabla vehículos, para ver cuál es el carro que corresponde a determinado cliente.

Debes tener en cuenta que una consulta bien diseñada te puede dar información que no podrías averiguar examinado cada uno de los registros de la tabla de datos.

Cuando se ejecuta una consulta, los resultados se presentan en una tabla. Pero cuando la estás diseñando, te aparecerá la vista Diseño de consulta. Allí, podrás hacer toda la configuración de datos para tus búsquedas.

• Formularios

Nos permiten trabajar con los datos de una tabla de una forma más visual y fácil de entender para el usuario. Los formularios se usan para introducir, modificar y consultar los datos de una tabla.

Existen tres tipos de formularios en Access: columnas, tabular y subformularios.

1. Formularios de columnas: Los formularios de columnas se usan cuando queremos mostrar los datos de una tabla de forma clara y ordenada. Cada campo de la tabla se muestra en una columna diferente
2. Formularios tabulares: Los formularios tabulares se usan cuando necesitamos mostrar muchos campos de la tabla y no queremos que se pierda ningún dato. En este tipo de formulario, todos los campos se muestran en filas diferentes.
3. Subformularios: Los subformularios se usan cuando queremos mostrar los datos de una tabla relacionada con otra. Por ejemplo, si tenemos una tabla de clientes y otra de pedidos, podemos crear un subformulario en el que se muestren los pedidos de cada cliente.

Tipos de datos de Access

Al crear tablas en Access, necesita seleccionar un tipo de datos para cada columna de datos. Una cuidada selección de tipos de datos puede ayudarle a aprovecharse de características adicionales de Access (como la validación de datos y las funciones) y a mejorar la precisión de la información que está almacenando.

Tipo de datos	Uso	Tamaño
Texto corto (anteriormente conocido como "Texto")	Datos alfanuméricos (nombres, títulos, etc.)	Hasta 255 caracteres.
Texto largo (anteriormente conocido como "Memo")	Grandes cantidades de datos alfanuméricos: oraciones y párrafos. Vea El tipo de datos Memo ahora se llama "Texto largo" para obtener más información sobre los detalles de los textos largos.	Hasta 1 gigabyte (GB) aproximadamente, pero los controles para mostrar un texto largo se limitan a los primeros 64 000 caracteres.
Número	Datos numéricos.	1, 2, 4, 8 o 16 bytes.
Número grande	Datos numéricos.	8 bytes. Para obtener más información, vea Usando el tipo de datos de número grande.
Fecha y hora	Fechas y horas.	8 bytes.
Fecha y hora extendida	Fechas y horas.	Cadena codificada de 42 bytes Para obtener más información, vea Usar el tipo de datos Fecha y hora extendida.
Moneda	Datos monetarios, almacenados con 4 posiciones decimales de precisión.	8 bytes.
Autonumeración	Valor único generado por Access para cada registro nuevo.	4 bytes (16 bytes para el Id. de replicación).
Sí/no	Datos booleanos (verdadero/falso); Access almacena el valor numérico cero (0) para Falso y -1 para Verdadero.	1 byte.
Objeto OLE	Imágenes, gráficos u otros objetos de ActiveX desde otra aplicación basada en Windows.	Hasta unos 2 GB.

Qué es Access y su Entorno

Access 2010 es una herramienta de implementación y diseño de aplicaciones de base de datos que puede usar para realizar un seguimiento de información importante. Puede conservar los datos en el equipo o publicar en la Web para que otros usuarios puedan usar la base de datos con un explorador web. Permite almacenar fácilmente información para informes, referencias y análisis. Con Access, grandes cantidades de datos también son fáciles de analizar y administrar.