Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos o un informe del total de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo.
Access nos proporciona diferentes objetos para crear nuestros sistemas de información, entre los que encontramos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos de Visual Basic.
Tablas
Objetos en los que se definen (tipo de dato, formato, valor predeterminado…) y almacenan los datos de un tema único (ej. tabla de clientes, tabla de productos, tabla de ventas, subtabla detalles de ventas…). Componen específicamente la base de datos del sistema de información.
Access nos permite importar o crear bases de datos simples como la del ejemplo, o muy robustas, con tablas relacionadas a través de claves principales o llaves, llamadas bases de datos relacionales (BDR).
Consulta
Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas para conseguir información detallada de una base de datos.
Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que puedes usar para encontrar los datos de una tabla. Con estas, puedes acceder a información de múltiples tablas.
Por ejemplo, puedes utilizar una búsqueda en la tabla de clientes para encontrar la dirección de uno de ellos o un filtro en la tabla vehículos, para ver cuál es el carro que corresponde a determinado cliente.
Debes tener en cuenta que una consulta bien diseñada te puede dar información que no podrías averiguar examinado cada uno de los registros de la tabla de datos.
Cuando se ejecuta una consulta, los resultados se presentan en una tabla. Pero cuando la estás diseñando, te aparecerá la vista Diseño de consulta. Allí, podrás hacer toda la configuración de datos para tus búsquedas.
Formularios
Nos permiten trabajar con los datos de una tabla de una forma más visual y fácil de entender para el usuario. Los formularios se usan para introducir, modificar y consultar los datos de una tabla.
Existen tres tipos de formularios en Access: columnas, tabular y subformularios.
Formularios de columnas: Los formularios de columnas se usan cuando queremos mostrar los datos de una tabla de forma clara y ordenada. Cada campo de la tabla se muestra en una columna diferente
Formularios tabulares: Los formularios tabulares se usan cuando necesitamos mostrar muchos campos de la tabla y no queremos que se pierda ningún dato. En este tipo de formulario, todos los campos se muestran en filas diferentes.
Subformularios: Los subformularios se usan cuando queremos mostrar los datos de una tabla relacionada con otra. Por ejemplo, si tenemos una tabla de clientes y otra de pedidos, podemos crear un subformulario en el que se muestren los pedidos de cada cliente.
Al crear tablas en Access, necesita seleccionar un tipo de datos para cada columna de datos. Una cuidada selección de tipos de datos puede ayudarle a aprovecharse de características adicionales de Access (como la validación de datos y las funciones) y a mejorar la precisión de la información que está almacenando.
Access 2010 es una herramienta de implementación y diseño de aplicaciones de base de datos que puede usar para realizar un seguimiento de información importante. Puede conservar los datos en el equipo o publicar en la Web para que otros usuarios puedan usar la base de datos con un explorador web. Permite almacenar fácilmente información para informes, referencias y análisis. Con Access, grandes cantidades de datos también son fáciles de analizar y administrar.
En el contexto de las bases de datos, "Cardinalidad" se refiere a la evaluación cuantitativa de las relaciones entre distintas entidades de datos dentro de un esquema de base de datos. En términos simples, la cardinalidad denota el número de ocurrencias de una entidad de datos en relación con otra entidad. Proporciona información crucial sobre la organización, la estructura y la optimización de los sistemas de bases de datos y tiene un impacto significativo en la eficiencia y el rendimiento de la aplicación diseñada.
Al diseñar un esquema de base de datos, la cardinalidad ayuda a los desarrolladores a analizar las relaciones entre varias tablas e identificar las restricciones de clave externa, asegurando así la integridad de los datos y evitando anomalías durante las operaciones CRUD (Crear, Leer, Actualizar, Eliminar).
Tipos de Cardinalidad
1. Muchos a muchos: Todas aquellas relaciones donde la tabla 1 se relaciona con muchas filas de la tabla dos, y donde la tabla 2 se relaciona con muchas filas de la tabla 1.
2. Uno a muchos: Es cuando nuestra tabla 1 se relaciona con muchas fila de la tabla 2 pero la tabla 2 solamente se relaciona con una sola fila de la tabla 1.
3. Uno a uno: Solamente se da en casos muy puntuales y no es tan común. Tenemos una relación de uno a uno cuando la tabla 1 solamente se relaciona con una fila de la tabla 2 y cuando la tabla 2 solamente se relaciona con una fila de la tabla 1.
La clave principal o primaria proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cuál identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo. Además, ésta nos permitirá, en futuras unidades, acceder a los datos de otras tablas.
Por ejemplo, si tenemos una tabla con los datos de contactos de nuestros amigos, podríamos estar seguros que, usando su número del Documento Nacional de Identidad (DNI), ninguno de ellos tendría el mismo valor en dicho campo. En cambio, el campo nombre para nuestros amigos podría repetirse.
La clave primaria debe cumplir tres condiciones:
El campo o campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos. Es decir, siempre tiene que tomar un valor para cada fila de la tabla.
No pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo o campos de la clave principal. Es decir, dicho valor no puede repetirse en ninguna fila.
Sólo puede haber una clave principal por tabla.
Cuando un campo cumple estas dos propiedades (sin nulos y sin repetidos) se le llama Clave Primaria o Clave Principal y toda tabla debe tener una.
Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error.
